Cómo hacer que las firmas digitales sean legalmente vinculantes

Tardaste años en conseguir esa perfecta floración en el extremo de tu John Henry, y ahora las computadoras te lo están quitando todo. No te preocupes: con el lápiz óptico adecuado puedes replicar tu signo húmedo favorito en línea. Y con el software adecuado, puedes replicar ese signo cien veces al día.

Eres tú:

• ¿firmando varias copias del mismo documento?
• ¿Inicializando cada página a tu paso?
• ¿Perdiendo constantemente tus bolígrafos, por muchos que robes de las habitaciones de hotel?

Es hora de adoptar la firma digital. Pero, ¿es la firma en línea tan segura como la firma en papel?

En resumen: sí. En extenso: sigue leyendo.

¿Qué son las firmas digitales?

Una firma digital, también conocida como firma en seco, es una forma legalmente vinculante de firmar documentos digitalmente. Antes imprimíamos nuestros documentos, los firmábamos con una gran firma húmeda, los secábamos y los volvíamos a escanear en la computadora.

Afortunadamente, la tecnología de firma se ha puesto al día con la nube. Ahora basta con abrir un documento en un programa de edición de documentos como Lumin o Google Docs y hacer clic en "añadir firma".

Puedes crear tu firma con un lápiz óptico (o con el ratón, si tienes una mano firme), subir una imagen de tu firma o crear una escribiendo tu nombre y convirtiéndolo a una fuente bonita.

¿Puede alguien cambiar un contrato después de haberlo firmado?

Has redactado un contrato y todos lo han firmado. Excelente. Pero, ¿qué pasa si la otra parte va y modifica las cosas posteriormente? ¿Estarás obligado a cumplir esta nueva versión del contrato?

Si no imprimes el original y lo guardas en un armario, puede que te preocupe no poder demostrar que el contrato ha cambiado.

Tú puedes. Todo gracias al humilde hash.

Un "hash" son todos los datos de un archivo, pasados por un algoritmo y convertidos en una mezcla única e inmutable de caracteres. Tu contrato, firmado por ambas partes, tiene su propio hash único.

Si alguien modifica el archivo después de haberlo firmado, el archivo tendrá un hash diferente. Nadie puede editarlo.

Puede que reconozcas este método de mezclar cosas de forma confusa e inmutable como criptografía, la ciencia de los códigos.

Muchas cosas que nos gustan utilizan la criptografía:

• correo electrónico, que se cifra para protegerlo de ser interceptado.
• la banca en línea, que utiliza números de cuenta y contraseñas
• el Código Da Vinci, que mantiene seguras las vidas de los descendientes de Cristo

¿Puede alguien copiar y pegar mi firma digital?

¿Qué impide que alguien copie tu firma en otro documento?

La respuesta: criptografía, otra vez.

Imagina que tienes dos claves. Una sirve para cerrar la puerta y la otra la usa tu vecino para revisar el correo mientras tú estás de vacaciones. Solo les permite entrar en el buzón; nada más. 

Los clientes de Lumin Sign también tienen dos claves:

• La primera, la clave privada, se utiliza para cerrar todas las puertas de tus documentos. Es el algoritmo secreto que hace el hash de tu documento.
• La segunda, la clave pública, equivale a la clave del buzón. Esta clave es conocida por Lumin, y la usamos para abrir el hash lo suficiente como para verificar que lo has firmado y enviado.

Mientras que el hash de cada documento es diferente, tu clave privada es siempre la misma. Las plataformas que permiten la firma digital pueden almacenar claves privadas para ti, pero no las comparten con nadie.

¿Son todas las firmas digitales creadas iguales?

No. Por ejemplo, la mayoría de las herramientas de "firma electrónica" colocan una imagen de tu firma en la página, dejando tu marca con un simple sello.

Las firmas digitales van más allá y utilizan la criptografía para asegurar estos sellos.

¿Qué requisitos legales debe cumplir una firma digital?

Las firmas digitales siguen teniendo que cumplir requisitos legales. Aunque los detalles cambian de un país a otro, los requisitos básicos son los siguientes:

• la firma debe realizarse con la intención de celebrar un contrato legalmente vinculante
• la firma debe poder autenticarse como legítima
• el documento debe almacenarse de forma segura

Por estas razones, utilizar una plataforma acreditada como Lumin Sign o DocuSign es legal; redactar y firmar un contrato en Microsoft Paint no lo es. Escribir tu nombre al final de un correo electrónico tampoco es una firma legal.

¿Dónde son legales las firmas digitales?

Casi en todas partes. En los Estados Unidos, dos leyes reconocen las firmas digitales como equivalentes a las húmedas en términos de estatus legal: la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (perfectamente acronizada como ESIGN).

Otros países cuentan con reconocimientos jurídicos similares:

• Europa: Reglamento eIDAS (reglamento sobre identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior)
• Canadá: Ley de protección de la información personal y los documentos electrónicos (PIPEDA) y otros
• Reino Unido: Reglamento eIDAS más la complementación posterior al Brexit
• India: la Ley de tecnología de la información
• Nueva Zelanda: la Ley de transacciones electrónicas
• Australia: la Ley de transacciones electrónicas, la enmienda a las leyes del Tesoro de 2023
• Singapur: la Ley de transacciones electrónicas

Estos son solo algunos ejemplos. Si tu país no está en la lista, es probable que siga reconociendo la firma electrónica como legalmente válida.

Entre los países que actualmente no reconocen la firma digital se encuentran Cuba, Irán, Laos, Corea del Norte, Sudán, Siria y Venezuela. Sin embargo, esto podría cambiar. Te mantendremos informado.

¿Te parece una buena idea? Sella más acuerdos con nuestra herramienta de flujo de trabajo de firma orientada al cliente, Lumin Sign.