Por qué convertir archivos PDF en línea no debería ser tan difícil

Siempre se ha soñado con un mundo libre de papel o, al menos, de papeleo. Los PDF están destinados a ser un camino hacia esa realidad.

Los PDF (formatos de documentos portátiles), están ampliamente difundidos. Son gratis de crear, fáciles de enviar y a menudo, gratis de editar. Funcionan en todos los sistemas operativos. Son el formato de documento más utilizado para comunicaciones oficiales: comunicados de prensa, facturación, balances, informes, etc.

Este dominio está reforzado por sólidos sistemas de software y aplicaciones de Internet (API). Por ejemplo, nuestra API de Lumin Sign  integra la firma de PDF con un flujo de trabajo de solicitudes de firma; todo hecho para funcionar dentro de la propia plataforma empresarial.

Entonces, ¿por qué siguen siendo una dificultad para modificar? Las herramientas pueden ser gratuitas (o algo costosas, si estas buscando cosas premium).

¿Por qué los PDF son tan complicados de modificar?

En resumen: no fueron hechos para ello. Los archivos PDF se diseñaron para ser a prueba de manipulaciones. Con el tiempo, a medida que se convirtieron en un documento confiable, las herramientas de edición se hicieron necesarias; pero partían de una situación algo complicada.

Incluso con Lumin, la edición de archivos PDF no es tan sencilla como la edición de un documento de Google. ¿Alguna vez has modificado un PDF y has notado que todo el formato se vuelve loco? Es una situación difícil.

A menudo, lo que sucede es que el creador original de PDF no quería que se hicieran cambios, por lo que "aplanó" el PDF. Esto significa que cada capa se aplana en la siguiente, lo que dificulta la edición de partes específicas sin afectar al resto del documento. La mayoría de los programas tienen problemas con esto.

¿Cómo funcionan los editores de PDF en línea?

Los editores de PDF en línea  funcionan imprimiendo virtualmente objetos sobre un PDF existente. Esto significa que puedes usarlos para completar y firmar formularios en línea, editar texto PDF, agregar notas o resaltar secciones de un PDF. Incluso puedes añadir imágenes.

Los editores en línea también pueden ayudar con tareas como fusionar, rotar o eliminar páginas de un PDF. El inconveniente de usar un editor en línea es obvio. Al permitir que un usuario sólo edite un archivo realizando cambios en la parte superior de un PDF, la solución no tiene sentido para realizar ediciones extensas. Esta afirmación es especialmente cierta para los usuarios que necesitan realizar muchas modificacione del texto. 

Una nueva era de edición de PDF

Las herramientas PDF basadas en la web, como Lumin, han transformado la edición de PDF. En el pasado, la gente usaba software de escritorio como Adobe Acrobat, muchos de ustedes probablemente todavía lo hacen. Pero estos antiguos editores de escritorio se quedaron cortos a la hora de proteger los documentos, permitir el trabajo remoto y mejorar la colaboración.

Seguridad actualizada de PDF

Un rasgo de los archivos PDF tiene un atractivo eterno: la seguridad. El PDF original era difícil de modificar, lo que los convertía en una forma inalterable de difundir información. Los editores de PDF actualizados deben proporcionar la misma seguridad. Para mantener la seguridad en primer plano y en la mente, el software de edición de PDF puede proporcionar:

• Control de acceso basado en roles
• cifrado: Lumin hace esto con una clave de 128 bits, utilizando el método RC-4
• Protección con contraseña
• Limitaciones específicas en las acciones, como ver, editar e imprimir

Colaboración actualizada en PDF

El formato PDF tiene que ver con ser compacto. Inicialmente, esto significaba que eran perfectos para un intercambio eficiente de archivos por correo electrónico. Siguen siendo fáciles de enviar, pero la plataforma de mensajería es (esperemos) diferente: Microsoft Teams y Slack son las herramientas de comunicación modernas preferidas. Y con las integraciones adecuadas, puedes editar archivos PDF en el mismo espacio en el que los envías y los recibes.

Por ejemplo, puedes integrar Lumin con Google Workspace para habilitar la edición de PDF directamente desde Drive, Classroom o Gmail.

Trabajo remoto con archivos PDF

Aunque los PDF se diseñaron originalmente para enviar archivos a través del ciberespacio, las primeras herramientas no estaban destinadas a hacer que la colaboración remota se produjera en tiempo real.

Las herramientas modernas de edición de PDF se pueden utilizar en su navegador o desde su teléfono móvil o tableta, lo que facilita la retroalimentación o el ajuste de documentos mientras se desplaza. También permiten que más de una persona vea o edite un documento a la vez, lo que hace que la colaboración sea una experiencia en vivo en lugar de una tediosa ida y vuelta.

¿Serán los PDF fáciles de editar alguna vez?

No existe una solución única para todos que aborde adecuadamente todos los problemas de edición de PDF.

Pero Lumin está tratando de marcar la diferencia. Nuestro principio fundamental es la accesibilidad y lo hacemos ofreciendo un editor de PDF que viene en todas las formas que necesitas: hay una aplicación de navegador web, una aplicación de escritorio y una aplicación móvil.

También tenemos una biblioteca de plantillas gratuita para que nunca tengas que empezar desde cero y una herramienta de flujo de trabajo de firma digital, diseñada específicamente para cerrar acuerdos.

El PDF está a tus pies.