Todo lo que debes saber sobre los PDF

A lo largo de los últimos 20 años, los PDF se han convertido en el estándar en muchos sectores para distribuir documentos importantes. Los usamos para contratos de trabajo, formularios de salud y seguridad, e incluso fichas de personajes de Dragones y mazmorras.

Probablemente, todos hemos descargado un PDF alguna vez. Pero ¿qué son?

En pocas palabras, sus siglas corresponden a la expresión «formato de documento portátil» en inglés. Y eso es exactamente de lo que se trata: de un formato de archivo que se utiliza para trasladar un documento de un lugar a otro.

El humilde PDF fue creado por Adobe allá por el año 1993. Se diseñó para ofrecer a los usuarios una forma rápida, fácil y fiable de compartir y visualizar documentos, independientemente del dispositivo o programa a utilizar.

Distribuir documentos en formato PDF permite que cualquiera pueda abrirlos y leerlos de la misma manera tanto en un ordenador como en un Mac o un dispositivo Android.

¿Cómo se utilizan los PDF?

¿Te has preguntado alguna vez en qué situaciones es mejor recurrir a los PDF en lugar de a otros formatos de documento, como los archivos .docx de Microsoft Word o los archivos .xlsx de Excel? He aquí 3 de las situaciones más frecuentes en las que es mejor utilizar PDF:

1. Para compartir archivos importantes

Además, los PDF dejan una huella electrónica, por lo que cuando tienes que trabajar con documentos importantes como contratos, siempre es mejor usar PDF.

2. Para conservar el formato del documento

Con un PDF te aseguras de que el diseño y el contenido permanecerán intactos, independientemente del sistema operativo que se utilice.

3. Para crear un portafolios

El formato PDF facilita la fusión y división de documentos. Es algo que puedes llevar a cabo de forma rápida y sencilla sin alterar el contenido, el diseño ni la calidad del documento original.

Esto resulta especialmente útil cuando deseas crear un único documento que incluya distintos contenidos, como un CV y una carta de presentación, o distintos archivos para un proyecto conjunto en el que colaboras con tus compañeros.

¿Por qué son los PDF una mejor solución?

El PDF tiene varias ventajas sobre otros formatos de archivo como Google Docs o Microsoft Word. He aquí algunas de las razones por las que los PDF son cada vez más populares:

1. Formato portátil

¡Su nombre lo dice! Los archivos PDF permiten compartir documentos de forma rápida y fácil sin que se corrompa el formato ni la información en el proceso.

2. Compatibilidad universal

Se inventaron en 1993, así que todos los sistemas operativos han tenido tiempo de adaptarse a los PDF. La mayoría de los navegadores modernos es plenamente capaz de abrir y visualizar archivos PDF, y la mayoría de los sistemas operativos modernos tiene preinstaladas aplicaciones básicas para poder abrirlos sin dificultad. Esto significa que el mismo archivo PDF puede leerse fácilmente en Windows, Mac o Linux.

3. Fácil de usar

Una de las principales ventajas de los PDF es que son muy fáciles de crear. Varias aplicaciones te permiten guardar tu documento como PDF, entre ellas Microsoft Word y Google Docs. Puedes editar un PDF con una enorme cantidad de aplicaciones gratuitas o asequibles.

4. Seguridad

Como ya hemos mencionado, los PDF pueden protegerse con contraseña. Es muy fácil proteger un archivo PDF con una contraseña para impedir que cualquier persona no autorizada vea su contenido.

5. Tamaño de archivo reducido

Los archivos PDF tienen un tamaño relativamente pequeño, pero ¿sabías que puedes reducirlo aún más?

El formato PDF permite reducir el tamaño de un documento al disminuir su calidad. Por ejemplo, si trabajas con un archivo PDF de gran tamaño que contiene muchas imágenes y gráficos, es posible que tengas problemas para distribuir el documento por correo electrónico, ya que la mayoría de los servicios impone un límite de tamaño de archivo. En este tipo de casos, reducir el tamaño del archivo hará que sea más fácil compartir el documento.

6. Versatilidad

Por último, los PDF son increíblemente versátiles. Pueden incluir:

• imágenes
• gráficos
• vectores
• cuadros de texto
• formularios rellenables
• informes anuales largos
• deberes universitarios
• hojas de cálculo

¿Cuál es el mejor lector de PDF para Mac?

Existen innumerables lectores de PDF en el mercado, pero ¿cuáles funcionan mejor con un Mac? Se considera que estos tres son los mejores:

1. Adobe Acrobat

Debemos dar crédito a quien lo merece. Después de todo, Adobe creó el PDF, así que ¿por qué no lo incluiríamos en esta lista? Adobe es extremadamente fácil de usar en Mac: puedes ver, imprimir y comentar documentos PDF desde cualquier dispositivo Apple.

La versión gratuita de Adobe ofrece todas las herramientas básicas, pero si necesitas crear documentos más complejos, tendrás que adquirir la versión de pago, que es bastante cara.

2. Wondershare PDFElement

Este editor de PDF cuenta con diversas funciones y es una alternativa mucho menos costosa que la de Adobe. El principal inconveniente, sin embargo, es que el paquete básico solo permite el acceder desde un dispositivo.

3. Lumin

Hacemos lo que nos pides. Somos rápidos, asequibles y disponemos de todas las funciones más recientes. Lumin incluye una amplia gama de funciones para satisfacer todas tus necesidades, como por ejemplo:

• Herramientas de anotación
• Firmas electrónicas
• Reconocimiento óptico de caracteres
• Herramientas de desbloqueo
• Herramientas de manipulación de páginas
• Integración con Google Classroom

¡Y muchísimo más!

Lumin es una alternativa más económica que las opciones anteriores y ofrece una serie de paquetes que se adaptan a las necesidades de tu presupuesto.

¿Cuál es el mejor lector de PDF para Windows?

Estos son los 3 principales contendientes para aquellos que no quieran decidirse por Adobe:

1. PDF-XChange

PDF-XChange Viewer es un lector de PDF gratuito y uno de los más fáciles de aprender a usar. Aplicando el lema de que lo bello es simple, PDF-XChange te permite desactivar funciones innecesarias para facilitar la visualización.

2. Slim PDF

Slim PDF es un visor de PDF que permite abrir y visualizar documentos PDF, así como hacer comentarios y anotaciones fácilmente. Esta herramienta también puede utilizarse para rellenar formularios prediseñados y verificar firmas digitales. Incluye un completo paquete de potentes herramientas de anotación.

3. Lumin

¡Es tan bueno que hemos tenido que mencionarlo dos veces! Lumin se desarrolló para funcionar a la perfección en Windows y Mac, e incluso cuenta con una aplicación para que puedas trabajar sobre la marcha desde tu móvil Apple o Android. Para descargarlo desde la App Store, pulsa aquí. Para hacerlo desde la Google Play Store, haz clic aquí.

Lumin también dispone de una versión de escritorio a la que puedes acceder con facilidad desde tu ordenador para empezar a trabajar de inmediato y sin distracciones. Descarga Lumin para escritorio aquí.

¿Qué programas de edición de PDF puedo conseguir gratis en internet?

Existen innumerables opciones gratuitas de lectores de PDF en el mercado, algunas de las cuales hemos enumerado anteriormente. Lumin ofrece un plan gratuito, así como soluciones Starter, Pro, Business y Enterprise.

Con el plan plan gratuito de Lumin puedes:

• Visualizar, compartir y anotar PDF en la nube
• Dividir, fusionar, desbloquear, comprimir, anotar y convertir PDF
• Añadir firmas electrónicas a PDF
• Utilizar programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
• Integración con Google Drive y Dropbox

Los paquetes Starter, Pro, Business y Enterprise ofrecen más herramientas y un uso ilimitado, pero, si no usas PDF todos los días, el paquete gratuito es perfecto para ti. Para apuntarte y probarnos, haz clic aquí.

Edición avanzada de PDF

A veces se precisan herramientas un poco más potentes. Es por eso que creamos Lumin Tools.

Lumin no es solo un lector o conversor de PDF. Dispone de todas las herramientas de edición habituales, pero también de las más complejas. En la página web de Lumin Tools podrás:

• Utilizar OCR para convertir tus documentos escaneados en texto editable
• Desbloquear un PDF protegido con contraseña
• Dividir las páginas para convertir un PDF en varios, o fusionarlas para convertir varios PDF en un solo gran documento
• Comprimir un PDF para que sea más fácil de distribuir
• Convertir otro archivo en formato PDF

¡Y mucho más!