Tout ce qu'il faut savoir sur le PDF

Au cours des vingt dernières années, les PDF sont devenus le format standard pour envoyer des documents importants dans de nombreux secteurs d'activité. Nous les utilisons pour rédiger des contrats de travail, des formulaires relatifs à la santé et à la sécurité, et même des fiches de personnages de Donjons et Dragons.

Nous avons probablement tous déjà téléchargé un PDF. Mais qu'est-ce que c'est ?

En bref, c'est l'abréviation de Portable Document Format (format de document portable). Et c'est exactement ce que c'est : un format de fichier utilisé pour transférer un document d'un endroit à un autre.

Le PDF a été créé par Adobe en 1993. Il a été conçu pour offrir aux utilisateurs un moyen rapide, facile et fiable de partager et de visualiser des documents, quel que soit l'appareil ou le logiciel qu'ils utilisent.

La diffusion de documents au format PDF permet à chacun de les ouvrir et de les lire sur son PC, son Mac ou son appareil Android, exactement de la même manière.

Comment les PDF sont-ils utilisés ?

Vous êtes-vous déjà demandé dans quelles situations il est préférable d'utiliser les PDF plutôt que d'autres formats de documents tels que les fichiers .docx de Microsoft Word ou les fichiers .xlsx d'Excel ? Voici trois des situations les plus courantes dans lesquelles il est préférable d'utiliser des PDF.

1. Partager des fichiers importants

Lorsque vous partagez des documents importants ou confidentiels, vous devez vous assurer que personne ne peut les modifier. Les PDF peuvent être « verrouillés » et protégés par un mot de passe, de sorte que cela ne peut pas se produire.

En outre, les PDF laissent une empreinte électronique. Il est donc préférable de travailler avec des PDF lorsqu'il s'agit de documents importants tels que des contrats.

2. Préserver la mise en forme des documents

Vous souhaitez que la mise en forme de votre précieux travail reste inchangée. L'enregistrement de fichiers au format .docx ou .xlsx risque de les altérer lorsque vous les ouvrirez dans un nouveau logiciel.

Avec un PDF, vous avez l'assurance que votre mise en page et votre contenu resteront intacts, quel que soit le système d'exploitation utilisé.

3. Créer un portfolio

Les PDF vous permettent de fusionner et de scinder facilement des documents. Vous pouvez le faire rapidement et facilement sans altérer le contenu, la mise en page ou la qualité de votre document d'origine.

C'est particulièrement utile lorsque vous souhaitez créer un document unique contenant plusieurs travaux, qu'il s'agisse de votre CV et de votre lettre de motivation ou de différents fichiers issus d'un projet commun sur lequel vous collaborez avec vos collègues.

Pourquoi les PDF sont-ils une meilleure solution ?

Le format PDF présente plusieurs avantages par rapport à d'autres formats de fichiers tels que Google Docs et Microsoft Word. Voici quelques raisons pour lesquelles les PDF sont de plus en plus populaires :

1. Format portable

C'est dans le nom ! Les fichiers PDF vous permettent de partager des documents rapidement et facilement sans que la mise en forme ou les informations soient altérées au cours du processus.

2. Compatibilité universelle

Les fichiers PDF ont été inventés en 1993, de sorte que tous les systèmes d'exploitation ont eu le temps de les adopter. La plupart des navigateurs modernes sont tout à fait capables d'ouvrir et de visualiser des fichiers PDF, et la plupart des systèmes d'exploitation modernes disposent d'applications de base préinstallées pour ouvrir facilement des fichiers PDF. 

Cela signifie que le même fichier PDF peut facilement être lu sur Windows, Mac ou Linux.

3. Facilité d'utilisation

L'un des principaux avantages des PDF est qu'ils sont très faciles à créer. De nombreuses applications vous permettent d'enregistrer votre document au format PDF, dont Microsoft Word et Google Docs. Vous pouvez éditer un PDF grâce à de nombreuses applications gratuites ou abordables.

4. Sécurité

Comme indiqué plus haut, les PDF peuvent être protégés par un mot de passe. Il est très facile de sécuriser un fichier PDF à l'aide d'un mot de passe, afin que son contenu soit protégé contre toute personne non autorisée à le consulter.

6. Taille réduite des fichiers

Les fichiers PDF sont relativement petits, mais saviez-vous qu'il est possible de réduire davantage la taille des fichiers ?

Le format PDF vous permet de réduire la taille d'un document en diminuant sa qualité. Par exemple, si vous travaillez sur un fichier PDF particulièrement volumineux et contenant beaucoup d'images et de graphiques, vous risquez de rencontrer des difficultés pour partager le document par e-mail, car la plupart des services imposent une limite de taille de fichier. Dans ce type de cas, la réduction de la taille du fichier rendra le document plus facile à partager.

7. Polyvalence

Enfin, les PDF sont incroyablement polyvalents. Ils peuvent inclure :

• des images
• des graphiques
• des vecteurs
• des zones de texte
• des formulaires à remplir
• de longs rapports annuels
• des devoirs universitaires
• des feuilles de calcul
  

Quel est le meilleur lecteur de PDF pour Mac ?

Il existe d'innombrables lecteurs de PDF sur le marché, mais quels sont ceux qui fonctionnent le mieux sur un Mac ? Voici les trois qui sont considérés comme les meilleurs :

1. Adobe Acrobat

Il faut rendre à César ce qui appartient à César. Après tout, c'est Adobe qui a créé le PDF, alors où serait-il s'il ne figurait pas sur cette liste ? Adobe est extrêmement facile à utiliser sur Mac. Vous pouvez visualiser, imprimer et commenter des documents PDF à partir de n'importe quel appareil Apple.

La version gratuite d'Adobe offre tous les outils de base, mais si vous avez besoin de créer des documents plus complexes, vous devrez vous procurer la version payante, qui est assez onéreuse.

2. Wondershare PDFElement

Cet éditeur de PDF dispose d'un grand nombre de fonctionnalités différentes et constitue une alternative bien moins onéreuse qu'Adobe. Le principal inconvénient est que le pack de base ne donne accès qu'à un seul appareil.

3. Lumin

Nous faisons ce que vous attendez de nous. Nous sommes rapides, abordables et dotés de toutes dernières fonctionnalités. Lumin comprend une gamme complète de fonctionnalités qui répondront à toutes vos exigences :

– Des outils d'annotation
– Des signatures électroniques
– La reconnaissance optique de caractères
– Des outils de déverrouillage
– Des outils de manipulation de pages
– L'intégration de Google Classroom

Et bien plus encore !

Lumin est une alternative rentable aux options énumérées ci-dessus et propose une gamme de forfaits permettant de répondre aux critères de votre budget.

Quel est le meilleur lecteur de PDF pour Windows ?

Voici les trois principaux concurrents pour ceux qui ne veulent pas opter pour Adobe :

1. PDF-XChange

PDF-XChange Viewer est un lecteur de PDF gratuit et l'un des plus faciles à prendre en main. Fidèle à la devise selon laquelle la beauté réside dans la simplicité, PDF-XChange vous permet de désactiver les fonctions inutiles pour faciliter la visualisation.

2. Slim PDF

Slim PDF est un lecteur de PDF qui vous permet d'ouvrir et de visualiser des documents PDF et d'y inscrire facilement des commentaires et des annotations. Cet outil peut également être utilisé pour remplir des formulaires préconçus et vérifier des signatures numériques. Il est accompagné d'un ensemble complet d'outils d'annotation performants.

3. Lumin

Quel plaisir de devoir le mentionner deux fois ! Lumin a été créé pour fonctionner de manière fluide sur Windows et Mac et dispose même d'une application qui vous permet de travailler en déplacement à partir de votre smartphone Apple ou Android. Pour télécharger l'application sur l'App Store, cliquez ici. Pour Google Play Store, cliquez ici.

Il existe également une version de bureau de Lumin, que vous pouvez garder à portée de main sur votre ordinateur pour vous mettre directement au travail, sans distraction. Téléchargez la version de bureau de Lumin ici.

Quel logiciel d'édition de PDF puis-je obtenir gratuitement en ligne ?

Il existe d'innombrables lecteurs de PDF gratuits sur le marché, dont certains ont été répertoriés ci-dessus. Lumin propose un forfait gratuit, ainsi que des forfaits Starter, Pro, Business et Enterprise.

Le forfait gratuit vous permet de :

• Visualiser, partager et annoter des PDF dans le cloud
• Scinder, fusionner, déverrouiller, compresser, annoter et convertir des PDF
• Ajouter des signatures électroniques aux PDF
• Utiliser un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR)
• Intégrer Google Drive et Dropbox.

Les forfaits Starter, Pro, Business et Enterprise offrent davantage d'outils et une utilisation illimitée, mais si vous n'utilisez pas de PDF tous les jours, le forfait gratuit fera parfaitement l'affaire. Pour vous inscrire et faire un essai, cliquez ici.

Édition de PDF avancée

Parfois, vous avez besoin d'outils un peu plus puissants. C'est pourquoi nous vous proposons Lumin Tools.

Lumin n'est pas qu'un simple lecteur ou convertisseur de PDF. Nous disposons de tous les outils d'édition standard, mais aussi des outils les plus puissants. Sur le site Lumin Tools, vous pouvez :

• Utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir vos documents numérisés en texte éditable
• Déverrouiller un PDF protégé par un mot de passe
• Diviser les pages pour transformer un seul PDF en plusieurs, ou les fusionner pour transformer plusieurs PDF en un seul et unique document
• Compresser un PDF pour en faciliter l'envoi
• Convertir un autre fichier au format PDF

Et bien plus encore !