Cách tạo chữ ký số có tính ràng buộc về mặt pháp lý

Phải mất nhiều năm bạn mới có được nét hoa mỹ hoàn hảo ở cuối chữ ký của mình, và giờ đây máy tính đang lấy đi tất cả. Đừng lo lắng – với chiếc bút stylus phù hợp, bạn có thể tái tạo trực tuyến chữ ký ướt yêu thích của mình. Và với phần mềm phù hợp, bạn có thể tái tạo chữ ký đó hàng trăm lần mỗi ngày.

Có phải bạn:

• đang ký nhiều bản sao của cùng một tài liệu?
• ký tắt mọi trang trong tài liệu của mình?
• liên tục bị mất bút, cho dù bạn có lấy đi bao nhiêu cây bút trong phòng khách sạn?

Đã đến lúc sử dụng chữ ký số. Nhưng việc ký trực tuyến có an toàn như ký trên giấy không?

Ngắn gọn: có. Dài dòng: hãy đọc tiếp.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số – còn được gọi là chữ ký khô – là một cách có tính ràng buộc về mặt pháp lý để ký các tài liệu kỹ thuật số. Trước đây, chúng ta in tài liệu, dùng bút ký tên lên đó, chờ mực khô rồi quét tài liệu vào máy tính lại.

Rất may, công nghệ ký tên đã bắt kịp nền tảng đám mây. Giờ đây, chúng ta chỉ cần mở tài liệu bằng phần mềm chỉnh sửa tài liệu hàng ngày như Lumin hoặc Google Tài liệu rồi nhấp vào “thêm chữ ký”.

Bạn có thể tạo chữ ký của mình bằng bút stylus (hoặc chuột, nếu bạn có bàn tay vững), tải lên hình ảnh chữ ký của bạn hoặc tạo một chữ ký bằng cách gõ tên của bạn rồi chuyển sang một phông chữ đẹp.

Ai đó có thể thay đổi hợp đồng sau khi tôi đã ký không?

Bạn đã soạn thảo một hợp đồng và mọi người đã ký vào hợp đồng đó. Thật tuyệt. Nhưng nếu bên kia tiến hành điều chỉnh mọi thứ sau khi ký kết thì sao? Bạn sẽ phải có nghĩa vụ với phiên bản mới này của hợp đồng không?

Nếu bạn không in bản gốc rồi cất trong tủ, bạn có thể lo ngại rằng mình không thể chứng minh được hợp đồng đã thay đổi.

Bạn có thể chứng minh điều đó. Tất cả là nhờ mã băm nhỏ bé.

“Mã băm” là tất cả dữ liệu trong tệp của bạn, được đưa qua một thuật toán để tạo thành một chuỗi ký tự lộn xộn không thể thay đổi và duy nhất. Hợp đồng của bạn, được cả hai bên ký, sẽ có một mã băm duy nhất.

Nếu ai đó chỉnh sửa tệp hợp đồng sau khi hợp đồng đã được ký, tệp hợp đồng sẽ có mã băm khác. Không ai có thể chỉnh sửa thông tin này.

Bạn có thể nhận ra phương thức biến mọi thứ thành một dạng không có trật tự và không thể thay đổi được này chính là mật mã, khoa học về mật mã.

Rất nhiều thứ chúng ta yêu thích đều sử dụng mật mã:

• email, được mã hóa để bảo vệ chống lại việc bị can thiệp
• ngân hàng trực tuyến, sử dụng số tài khoản và mật khẩu
• Mật mã Da Vinci, đảm bảo an toàn cho cuộc sống của con cháu Chúa Kitô

Ai đó có thể sao chép - dán chữ ký số của tôi không?

Điều gì ngăn người khác sao chép chữ ký của bạn rồi dán vào tài liệu khác?

Câu trả lời: một lần nữa chính là mật mã.

Hãy tưởng tượng bạn có hai chìa khóa. Một cái dùng để khóa cửa nhà bạn, còn cái kia được hàng xóm dùng để kiểm tra thư của bạn khi bạn đi nghỉ. Họ chỉ có thể dùng chìa khóa đó để mở hộp thư mà thôi.

Khách hàng của Lumin Sign cũng có 2 khóa:

• Khóa đầu tiên – khóa riêng tư – được sử dụng để khóa tất cả các cửa tài liệu của bạn. Đây là thuật toán bí mật sẽ băm tài liệu của bạn.
• Khóa thứ hai – khóa chung – tương đương với chìa khóa hộp thư. Lumin đã biết khóa này và chúng tôi sử dụng nó để mở mã băm của tài liệu. Như thế là đủ để xác minh rằng bạn đã ký và gửi tài liệu đó.

Mặc dù mã băm của mỗi tài liệu đều khác nhau nhưng khóa riêng tư của bạn luôn giống nhau. Các nền tảng sử dụng chữ ký điện tử có thể lưu trữ khóa riêng tư cho bạn nhưng không chia sẻ chúng với bất kỳ ai.

Có phải tất cả chữ ký số được tạo ra đều giống nhau không?

Không. Ví dụ: hầu hết các công cụ “chữ ký điện tử” đều đặt hình ảnh chữ ký của bạn trên trang, tạo dấu ấn của bạn bằng một con tem đơn giản.

Chữ ký số thì lại sử dụng mật mã để bảo mật những con tem này.

Chữ ký số cần đáp ứng những yêu cầu pháp lý nào?

Chữ ký số vẫn cần phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Mặc dù thông tin chi tiết của yêu cầu này khác nhau ở từng quốc gia, nhưng những yêu cầu cốt lõi là:

• chữ ký phải được tạo ra với mục đích ký kết hợp đồng có tính ràng buộc về mặt pháp lý
• chữ ký phải có khả năng được xác thực là hợp pháp
• tài liệu được lưu trữ an toàn

Vì những lý do này, việc sử dụng nền tảng uy tín như Lumin Sign hoặc DocuSign là hợp pháp; việc soạn thảo và ký kết hợp đồng trên Microsoft Paint thì không. Việc gõ tên của bạn ở cuối email cũng không phải là chữ ký hợp pháp.

Chữ ký số hợp pháp ở đâu?

Hầu như ở khắp mọi nơi. Tại Hoa Kỳ, hai đạo luật công nhận chữ ký số tương đương với chữ ký ướt về mặt pháp lý: Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA) và Đạo luật Chữ ký Điện tử trong Thương mại Quốc gia và Toàn cầu (thật trùng hợp khi tên viết tắt của đạo luật này là ESIGN).

Các quốc gia khác có sự công nhận pháp lý tương tự:

• Châu Âu: Quy định eIDAS (quy định về dịch vụ định danh và ủy thác điện tử cho giao dịch điện tử trên thị trường nội địa)
• Canada: Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và Tài liệu Điện tử (PIPEDA) và các đạo luật khác
• Anh: Quy định eIDAS cộng với phần bổ sung hậu Brexit
• Ấn Độ: Đạo luật Công nghệ Thông tin
• New Zealand: Đạo luật Giao dịch Điện tử
• Úc: the Đạo luật Giao dịch Điện tử, Luật Kho bạc Sửa đổi năm 2023
• Singapore: Đạo luật Giao dịch Điện tử

Trên đây chỉ là vài ví dụ. Nếu quốc gia của bạn không có trong danh sách, có thể quốc gia đó vẫn công nhận chữ ký số có giá trị pháp lý.

Các quốc gia hiện không công nhận chữ ký số bao gồm Cuba, Iran, Lào, Triều Tiên, Sudan, Syria và Venezuela. Tuy nhiên, điều này có thể thay đổi. Chúng tôi sẽ cập nhật thông tin cho bạn!

Có vẻ đó là một ý hay? Chốt được nhiều hợp đồng hơn với Lumin Sign, công cụ quy trình làm việc về chữ ký liên quan đến khách hàng của chúng tôi.