Tại sao chuyển đổi PDF trực tuyến không nên quá khó

Tất cả chúng ta đều mơ về một thế giới không có giấy tờ - hoặc ít nhất là không phải làm công việc giấy tờ. Các tệp PDF được coi là con đường dẫn lối chúng ta đến thế giới đó.

PDF (định dạng tài liệu di động) đang trở nên rất phổ biến. Các tệp PDF được tạo miễn phí, dễ gửi và thường có thể thoải mái chỉnh sửa. Các tệp này tương thích trên mọi hệ điều hành. PDF là định dạng tài liệu phổ biến nhất dành cho truyền thông chính thức: thông cáo báo chí, hóa đơn, ngân sách, báo cáo, v.v.

Sự thống trị này được củng cố hơn nữa nhờ các gói phần mềm và API mạnh mẽ. Ví dụ, API Lumin Sign của chúng tôi tích hợp trình ký PDF với quy trình yêu cầu chữ ký; tất cả được thiết kế để hoạt động trong nền tảng riêng của công ty bạn.

Vậy tại sao các tệp PDF vẫn là cơn ác mộng khi cần chỉnh sửa? Các công cụ này có thể miễn phí (hoặc có tính phí một chút, nếu bạn đang tìm kiếm những công cụ cao cấp).

Tại sao các tệp PDF rất khó chỉnh sửa?

Nói tóm lại: PDF không được tạo ra để chỉnh sửa. Các tệp PDF được thiết kế để chống giả mạo. Theo thời gian, khi chúng trở thành tài liệu thông dụng, các công cụ chỉnh sửa trở nên cần thiết; nhưng các công cụ này cũng được tạo ra từ một xuất phát điểm đầy khó khăn.

Ngay cả với Lumin, việc chỉnh sửa tệp PDF cũng không mượt mà như chỉnh sửa Google Doc. Bạn đã bao giờ chỉnh sửa một tệp PDF và nhận thấy tất cả các định dạng đều rối nùi lên chưa? Việc đó không hề dễ dàng chút nào.

Thông thường, thực tế là người sáng tạo ban đầu của trình tạo PDF không muốn thực hiện các chỉnh sửa nên họ đã "làm phẳng" tệp PDF. Điều này có nghĩa là mỗi lớp được làm phẳng thành lớp tiếp theo, khiến việc chỉnh sửa từng phần cụ thể mà không ảnh hưởng đến toàn bộ tài liệu là việc không hề dễ dàng. Hầu hết các phần mềm đều gặp khó khăn với điều này.

Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến hoạt động như thế nào?

Nguyên lý hoạt động của các trình chỉnh sửa PDF trực tuyến là in hầu hết các đối tượng lên lớp trên cùng của tệp PDF hiện có. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng chúng để điền và ký các mẫu đơn trực tuyến, chỉnh sửa văn bản PDF, thêm ghi chú hoặc đánh dấu các phần của tệp PDF. Bạn thậm chí có thể thêm hình ảnh.

Các trình chỉnh sửa trực tuyến cũng có thể trợ giúp những công việc như sáp nhập, xoay, hoặc xóa các trang khỏi tệp PDF. Hạn chế của việc sử dụng trình soạn thảo trực tuyến cũng khá rõ ràng. Vì chỉ cho phép người dùng chỉnh sửa tệp bằng cách thực hiện các thay đổi ở lớp trên cùng của tệp PDF, giải pháp này không giúp ích gì khi cần thực hiện các chỉnh sửa sâu rộng, đặc biệt là đối với những người dùng cần chỉnh sửa nhiều phần văn bản.

Kỷ nguyên mới của chỉnh sửa PDF

Công cụ PDF dựa trên web như Lumin đã thay đổi hoàn toàn công việc chỉnh sửa PDF. Trước đây, mọi người sử dụng phần mềm máy tính như Adobe Acrobat - có lẽ nhiều bạn vẫn làm như vậy. Nhưng những trình chỉnh sửa PDF trên máy tính loại cũ này lại thiếu khả năng bảo mật tài liệu, khả năng cho phép làm việc từ xa và khả năng tăng cường cộng tác.

Tính bảo mật của tệp PDF hiện đại

Một đặc điểm của tệp PDF có sức hấp dẫn không bao giờ thay đổi: tính bảo mật. Bản PDF gốc rất khó sửa đổi, khiến chúng trở thành một cách phổ biến thông tin khó có thể làm giả. Các trình soạn thảo PDF hiện đại cần mang lại sự yên tâm tương tự cho người dùng. Để đảm bảo tính bảo mật luôn được ưu tiên hàng đầu, phần mềm chỉnh sửa PDF có thể cung cấp:

• kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
• mã hóa - Lumin thực hiện điều này với khóa 128 bit, sử dụng phương pháp RC-4
• mật khẩu bảo vệ
• những hạn chế cụ thể đối với từng hành động, chẳng hạn như xem, chỉnh sửa và in

Tính cộng tác của tệp PDF hiện đại

Định dạng PDF hướng đến sự tinh gọn. Ban đầu, điều này có nghĩa đây là lựa chọn hoàn hảo để trao đổi tệp hiệu quả qua email. Các tệp này vẫn dễ gửi – nhưng các nền tảng nhắn tin (hy vọng) lại rất khác: Microsoft Teams và Slack là những công cụ liên lạc hiện đại được lựa chọn. Và với sự tích hợp phù hợp, bạn có thể chỉnh sửa tệp PDF trong cùng không gian bạn gửi và nhận chúng.

Làm việc từ xa với tệp PDF

Mặc dù các tệp PDF ban đầu được thiết kế để gửi tệp qua không gian mạng nhưng các công cụ đầu tiên không được tạo ra để giúp việc cộng tác từ xa đó diễn ra trong thời gian thực.

Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF hiện đại trong trình duyệt hoặc từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng của mình, giúp bạn dễ dàng đưa ra phản hồi hoặc chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển. Chúng cũng cho phép nhiều người xem hoặc chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, khiến việc cộng tác trở thành trải nghiệm trực tiếp thay vì phải chờ đợi qua lại mệt mỏi.

Liệu các tệp PDF có dễ dàng chỉnh sửa không?

Không có giải pháp chung nào có thể giải quyết thỏa đáng tất cả các vấn đề chỉnh sửa PDF.

Nhưng Lumin đang cố gắng tạo ra sự khác biệt. Nguyên tắc cốt lõi của chúng tôi là khả năng tiếp cận ứng dụng, và chúng tôi thực hiện điều này bằng cách cung cấp trình chỉnh sửa PDF đáp ứng mọi nhu cầu của bạn: có phiên bản ứng dụng trình duyệt web, phiên bản dành cho máy tính để bàn và phiên bản dành cho thiết bị di động.

Chúng tôi cũng có thư viện mẫu miễn phí để bạn không bao giờ phải bắt đầu lại từ đầu và công cụ quy trình làm việc chữ ký số được thiết kế nhằm mục đích hoàn thành các giao dịch.

PDF mang đến đầy tiềm năng và cơ hội phát triển cho bạn.